Sestaviti lep urnik vseh nujnih in ne zelo pomembnih zadev je dobra ideja. Toda iz nekega razloga natančen urnik nikoli ne uspe. Nekateri primeri zahtevajo več časa, kot je bilo prvotno načrtovano, drugi so kljub urniku spregledani, nepredvidene okoliščine pa se pojavljajo z zaskrbljujočo pogostostjo. A vseeno upoštevajte urnik in sledite vsem in vedno je mogoče, glede na več pravil.
Navodila za uporabo
1
Sestavite si urnik za vsak dan. Tudi če imate seznam opravil, ki jih je treba dokončati v mesecu ali tednu, vas to ne bo prihranilo pred vsakodnevnim načrtovanjem. Kako lahko drugače upravljate s svojim življenjem, če ne morete načrtovati niti enega dne?
2
Uporabite papirni dnevnik. Ne boji se sunkov moči in računalniških okvar. Poleg tega po mnenju psihologov vse, kar je zapisano s peresnikom na papirju, ostane v spominu osebe bolje od tistega, zajetega na zaslonu.
3
Ko načrtujete, razvrstite vse primere v pet skupin. Prva skupina vključuje zelo nujne zadeve. To je treba storiti za vsako ceno. Najprej se lotite takšnih zadev, čeprav ste preveč leni ali ne veste, na katero stran bi pristopili k rešitvi problema. V drugo skupino spadajo pomembni, a ne posebej nujni primeri. Priporočljivo je, da jih naredite po načrtih, a nič hudega se ne bo zgodilo, če malce premaknete roke. Tretja skupina so zadeve, ki jih je mogoče nekomu dodeliti: sodelavcu, podrejenemu, možu, otroku. In nazadnje v urnik zapišite naloge, ki jih načeloma lahko zavrnete.
4
Ne postavljajte si natančnih rokov do minute. Nisi hitri vlak, ampak živa oseba. Če napišete poročilo ne ob pol treh popoldne, ampak ob treh, se ne bo zgodilo nič slabega. Rešite drugo nalogo hitreje od pričakovanega. Če pa se ne boste ujemali z okvirom, ki ste si ga zastavili, se boste začeli nervirati, jeziti in posledično bo sledenje urniku še težje.
5
Ne krivite sebe, če se vse načrtovano in načrtovano ne bo vedno izšlo. Ne pozabite na zakon Pareto. Piše, da osemdeset odstotkov rezultata človeka doseže dvajset odstotkov napora. Nasprotno, osemdeset odstotkov vseh primerov ustvari le dvajset odstotkov rezultata. Z drugimi besedami, štiri petine časa dejansko delate stvari, ki jih v resnici ne potrebujete. Se torej splača razburiti, če kaj pade iz vašega urnika?