Če pravilno razporedite čas med delovnim dnem, lahko pride do prekomernega dela in sindroma kronične utrujenosti. Upoštevanje preprostih pravil vam bo omogočilo učinkovitejšo izrabo delovnega časa.
Uspeh in kariera sta pogosto odvisna od upravljanja s časom, sposobnosti načrtovanja svojega časa. Ni skrivnost, da nekaterim uspe vse opraviti na delovnem mestu in pravočasno zapustiti službo, drugi pa do poznega časa ostanejo v pisarni in prevzamejo domače naloge. Mnogi so seznanjeni z nenehnim hitenjem, množico nalog in nalog, nezmožnostjo osredotočanja na trenutno nalogo zaradi ogromne količine dela. Rezultat dolgega dela v časovnih težavah je prekomerno delo.
Če želite pravilno organizirati svoje dejavnosti, morate:
- V nekaj delovnih dneh opravite popis svojega časa in zabeležite pomanjkanje jasnega urnika, nepravočasno opravljeno opravilo, motnje, ki jih povzročajo obiskovalci in telefonski klici.
- Analizirajte začasne izgube. Kjer je bilo porabljenega več časa, kot je bilo potrebno za določeno nalogo. Koliko časa smo porabili za telefon, so bili vsi pogovori po telefonu osredotočeni ali so jih prepletali pogovori o drugih temah. Kako pogosto je bila čez dan komunikacija z ljudmi, ki jedo čas. Kakšno je bilo vedenje v nepredvidenih situacijah: brezciljna nečimrnost ali odziv hitro in bistveno?
- Zastavite vprašanje "Ali imam rad svoje delo?". Nobene naloge ni mogoče opraviti hitro in dobro, če ste z njo ogorčeni.
Kje začeti?
- Določite cilj, da se ne bi izgubili pri malenkostih in razumeli, kam se premakniti.
- Naredite načrt: 60% - načrtovani čas, 20% - nepredvideni čas, 20% - spontani čas. Prihajajoče zadeve je treba razdeliti na dolgoročne, srednjeročne in kratkoročne. Načrtujte samo tisto količino nalog, ki jih je resnično mogoče obvladati.
- Začetek dnevnika je najpomembnejše sredstvo samoupravljanja, dobro orodje za načrtovanje in nadzor. Načrte je treba prilagoditi in jih spremeniti, če se izkažejo za nemogoče.
- Upoštevajte načelo prioritete. Prednostno določite. Pomembne naloge za odlog za nekaj časa. Preizkusite klice, navodila, pisma in druge majhne zadeve v največji možni meri.
- Naučite se reči ne sodelavcu, ki ga prosi, naj opravi delo zanj, če: jasno lahko naredi sam; roki lahko počakajo; nalogo naj bi opravil včeraj.
- Sledite pravilom za začetek dneva, glavnemu delu dneva in koncu dneva. Pravila začetka dneva: vstati po prebuditvi s pozitivnim razpoloženjem, brez mahanja; dvakrat preverite načrt dela za dan; zjutraj opravite vse zapletene in pomembne naloge; najprej rešite ključne naloge. Pravila glavnega dela dneva: zavrnejo dodatne nujne zadeve; Izogibajte se nenačrtovanim impulzivnim dejanjem pravočasno zaustavite, opazujte izmerjen tempo; zaporedno majhne podobne naloge; racionalno dokončati, kar se je začelo; nadzira čas in načrte. Pravila za zaključek delovnega dne: dokončati posel, načrtovan za ta dan; za nadzor rezultatov in samokontrolo; naredite načrt naslednji dan.